O que é automação comercial? E os principais motivos para implantar no seu negócio

Toda empresa quer e precisa garantir o máximo de eficiência em seus processos. Logo, a automação comercial surge como uma ajuda na gestão e no controle das atividades realizadas, o que, de forma indireta, pode impactar na lucratividade. 

Mas, como atingir esse resultado? Continue a leitura que vamos explicar o passo a passo.

O que é automação comercial?

É uma estratégia que pode ser adotada pelas empresas, a fim de otimizar os processos manuais, alcançando uma melhoria de eficiência nos processos. Portanto, qualquer empresa pode e deve adotar a automação comercial pois essa ferramenta traz grandes benefícios especialmente para os negócios inseridos no varejo.

Isso porque é por meio desse recurso que a empresa pode reduzir as despesas com mão de obra e aumentar sua capacidade de aprimorar, gerenciar e controlar processos internos. Assim, o gestor, por conhecer profundamente os processos realizados, pode controlar melhor o que ocorre na empresa e geri-la de forma mais eficiente.

E qual a real importância da automação comercial?

Além da melhoria dos processos internos, que já foi mencionada, a automação comercial também ajuda a reduzir erros humanos em tarefas simples, como falhas em cálculos, na atualização de planilhas, de digitação, entre outros.

Isso confere à empresa a garantia de que os dados estão corretos e o colaborador aumenta sua produtividade.

Outro setor impactado diretamente de forma positiva pela automação comercial é o de vendas. Afinal, com dados mais acessíveis, os vendedores podem atender melhor os clientes, repassando informações corretas.

Para o gestor, as vantagens passam pelo controle mais adequado de algumas atividades, como a jornada de trabalho dos colaboradores. Além disso, o próprio governo federal trabalha com softwares de automação comercial, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), por exemplo.

Portanto, existe a necessidade de o varejista se atentar a essas questões e também adotar um sistema de automação comercial em seu dia a dia.

11 vantagens da automação comercial

Você já viu que a ferramenta de automação comercial pode trazer vantagens para processos internos, controle de atividades e tarefas específicas do empreendedor, inclusive para o dono de um pequeno negócio. No entanto, outros benefícios podem ser citados para o varejista. Veja a seguir.

1. Redução de custos e desperdícios

O sistema de automação comercial tem a função de controlar e gerenciar processos internos e fiscalizar possíveis erros. Sobretudo, a redução de custos é um impacto direto do uso dessa estratégia, porque a quantidade de retrabalho é reduzida. Ou seja, o tempo e a mão de obra são mais bem aproveitados.

2. Melhoria na logística

Um desafio para o varejista é conseguir controlar bem o estoque, evitando ter muitos produtos armazenados, mas, ao mesmo tempo, suprindo as demandas dos clientes. Dessa forma, com o sistema de automação comercial, o processo da logística funciona melhor porque controla a entrada e a saída de mercadorias, tendo um cenário real do que está estocado.

3. Ganho de tempo com automação comercial

Existem tarefas burocráticas que, apesar de serem necessárias, não devem tomar muito tempo dos colaboradores, porque não agregam valor ao cliente. Logo, essas tarefas podem ser repassadas para um sistema de automação comercial, que fará o gerenciamento das atividades.

Um exemplo é a apuração de impostos. Essa tarefa é importante para a empresa, mas não traz retorno direto ao cliente. No entanto, o software de automação comercial traz mais segurança ao fazer a apuração dos tributos e das informações que devem ser prestadas ao Fisco. 

Dessa forma, a empresa pode se organizar melhor e fazer seu planejamento tributário.

4. Controle sobre as vendas

O  sistema de automação comercial permite monitorar a lucratividade das vendas em tempo real, além de também apresentar o desempenho dos vendedores e as entradas e saídas de produtos. Assim, o dono do negócio pode tomar decisões mais assertivas.

5. Gestão do relacionamento com os clientes – CRM.

Para aumentar as vendas e conquistar mais clientes, todo negócio precisa dar atenção ao consumidor, conquistando-o e fidelizando-o. 

Essa tarefa fica mais fácil com a automação comercial porque o software apresentará os dados dos clientes e permitirá gerenciar o envio de mensagens automáticas, recompensar aqueles clientes que têm maior histórico de consumo e tomar outras ações no sentido de fidelizar o consumidor.

6. Controle sobre o faturamento

O controle dos processos internos implica, automaticamente, no conhecimento das entradas e saídas de recursos financeiros. Em outras palavras, a automação comercial permite ter mais controle sobre o faturamento. 

Caso o saldo seja negativo, o varejista pode verificar se o problema está no atendimento, nos produtos vendidos, na precificação ou se está na gestão do caixa.

A partir desses indicadores, o gestor também pode decidir quais estratégias adotar. Por exemplo, se o problema identificado estiver nos produtos vendidos, uma ideia é aumentar o mix ofertado ou até mesmo substituir algumas mercadorias por outras que atendam às necessidades dos clientes.

7. Impulso para as vendas

Sem vender, o varejista não vai ter sucesso em seu negócio. Porém, para ter um resultado positivo nas vendas, o primeiro passo é conhecer o público-alvo, seus desejos e suas necessidades. Conhecendo essa informação, chega a hora de atender o cliente e identificar o que pode estar ocasionando a perda de vendas no seu negócio.

Por exemplo, o problema pode estar no fato de a fila para pagamento ser grande porque seu cliente entende que suas expectativas não foram atendidas,ou por outros motivos. Identificando a razão de queda nas vendas, o lojista consegue traçar estratégias para melhorar esse indicador.

8. A automação comercial promove agilidade no atendimento

Atualmente, os clientes desejam ser atendidos de forma personalizada e rápida. No caso do uso do sistema de automação comercial, a empresa consegue acessar os dados dos clientes e identificar seus desejos, oferecendo os produtos que estejam de acordo com a necessidade deles de maneira mais ágil.

Ou seja, a automação comercial traz diversos benefícios a empresas de todos os portes, permitindo ao varejista tomar decisões mais assertivas, devido aos dados acessíveis e à visão ampla do negócio proporcionada por essa ferramenta.

Por meio do uso desse recurso, dados financeiros, de clientes e outros estão integrados, identificando-se a necessidade de adotar novas ideias e fazer investimentos.

9. Controla o seu estoque e realiza inventário 

Sem dúvidas, o estoque é um dos setores mais delicados e preocupantes de um comércio varejista. Contudo, a tarefa de controlar entradas, saídas e devolução de mercadorias, bem como fazer inventário de estoque podem ser atividades menos trabalhosas ao adotar um sistema de automação comercial. 

Com a ajuda da tecnologia, o seu estoque estará sempre atualizado e completo, evitando assim, problemas como rupturas ou mercadorias encalhadas. 

10. Emite cupom das suas vendas e tira você da informalidade

Sabemos que o Brasil é um país de carga tributária elevada e apesar dos desafios de se manter na formalidade, não deixa de ser uma atitude prudente manter as suas obrigações tributárias em dia. Afinal, o prejuízo de operar de forma ilegal pode custar a vida do seu estabelecimento. 

Com a ajuda de um sistema de automação comercial você emite cupom fiscal de suas vendas e mantém informações sincronizadas com a SEFAZ para evitar qualquer tipo de multa ou prejuízo. 

11. Toma conta da gestão fiscal e financeira 

Como já foi mencionado, a automação comercial é um aliado para gestão fiscal do seu varejo e além disso, também é responsável pelo controle financeiro do negócio. Em outras palavras, ele faz sua gestão de contas a pagar e a receber, realiza seu fluxo de caixa diário, faz conciliação bancária, dentre outras funcionalidades. 

Como saber a hora certa para investir em automação comercial

Nos últimos anos, o mercado varejista vem passando por diversas transformações importantes. Tornar-se competitivo é uma tarefa cada vez mais árdua, principalmente devido às inovações tecnológicas e as mudanças nos hábitos dos consumidores. Assim, saber tudo sobre automação se tornou imprescindível.

Nesse cenário, conseguir se adaptar às alterações é fundamental para ganhar destaque diante da concorrência. Por isso, investir em automação comercial vem sendo uma realidade cada vez mais presente dentro do varejo.

De toda forma, antes de investir nessa tecnologia, é importante que você reserve capital e tempo para conhecer melhor as funcionalidades do sistema que será adotado, para que assim, possa aproveitar ao máximo os benefícios da automação em seu negócio, obtendo maiores chances de sucesso.

Veja abaixo as 4 perguntas-chave que ajudarão a identificar se está na hora de investir em automação comercial para o seu negócio.

1. Você aproveita todo o seu fluxo de clientes?

Diante de um cenário cada vez mais competitivo, conseguir atrair e reter clientes é fundamental para garantia da sobrevivência do negócio no mercado.

Se você tem um grande fluxo de clientes em seu negócio, certamente sente dificuldades em atendê-los. Logo, um sistema de automação proporcionará mais agilidade no atendimento do ponto de venda evitando, inclusive, que os consumidores desistam de comprar.

Ele garante o total controle das entradas e saídas de caixa mesmo em horários de pico. Além disso, registra o fluxo de vendas dos produtos, apresentando quais itens são mais consumidos pelos clientes. Dessa forma, você terá maior embasamento na escolha dos fornecedores e na manutenção de um estoque coerente com as suas vendas, evitando desperdícios e mercadorias sem giro.

2. O controle financeiro da sua empresa é eficiente?

O mês termina e você precisa pagar as contas. Tudo parece bem, até que você percebe que seus cálculos de venda registrados na caderneta não estão de acordo com os produtos que foram de fato vendidos e, o pior, o caixa não é suficiente para os pagamentos devidos.

Se você já passou por isso, sabe o quanto é desagradável saber que teve um prejuízo financeiro, principalmente no momento de pagar as contas. Isso acontece devido a uma falha no processo de controle das movimentações do caixa, das entradas e saídas de mercadorias e na gestão do estoque.

Investindo em um sistema de gestão, você garantirá uma maior segurança na execução dos seus processos, de uma forma mais prática e ágil, reduzindo as falhas humanas. Isso se deve ao fato de o sistema conseguir integrar os setores de venda, financeiro e estoque, automatizando as operações da sua empresa.

Dessa forma, ele registra a entrada dos produtos no estoque e acompanha automaticamente a saída conforme a venda. Esse sistema também auxilia no controle logístico de suprimento de produtos, pois informa a necessidade de abastecimento do estoque para atender a demanda do cliente.

3. Você está seguro das decisões que toma em seu negócio?

Gerenciar um negócio não é uma tarefa nada simples, principalmente quando não temos informações concretas que nos permitam mais segurança na tomada de decisão. Logo, alguns questionamentos são importantes:

  • Você sabe em quais meses tem maior faturamento?
  • Sabe qual colaborador apresenta melhor desempenho de vendas? E qual se sai pior? 
  • Qual produto que é o mais vendido? Sabe se perdeu vendas por falta de alguma mercadoria?

Bem, se a sua resposta para alguma dessas perguntas — ou mesmo todas — forem negativas, então você necessita de um sistema de gestão para automatizar o seu negócio e a emissão dos relatórios gerenciais que facilitarão as suas decisões.

O velho hábito de gerenciar as finanças na ponta do lápis, com anotações nas cadernetas e fazendo as contas na calculadora de forma manual, além de demorado, não é mais suficiente para garantir a sustentabilidade a longo prazo de um negócio.

Hoje é necessário que o varejista tenha o controle ágil da empresa, além de acesso às informações administrativas, contábeis e financeiras que contribuem para uma melhor gestão e para a consequente fidelização dos clientes.

Ao entender tudo sobre automação comercial e investir nesse aspecto, você poderá acessar o relatório de vendas, analisando qual período se obteve o maior volume. 

Além do mais, você terá como mensurar o vendedor que realizou o maior número de vendas com base nos turnos de trabalho, além de avaliar qual produto no estoque tem maior volume de saída, representando o produto mais procurado por seus clientes, inclusive sazonalmente.

Dessa forma, é possível identificar tendências, oportunidades e riscos, que na antiga gestão, feita no papel, poderiam passar despercebidos. Assim, você poderá elaborar um planejamento mais estratégico e preciso para o futuro da sua loja.

4. Seus produtos estão dando lucro?

Você sabe se o preço de venda cobrado pelos seus produtos são os melhores para garantia da lucratividade do seu negócio?

Bem, muitos empreendedores estipulam o preço com base no comparativo da concorrência. Cobram X reais a mais, pensando em garantir um lucro um pouco superior do que o do concorrente, ou Y reais a menos, na estimativa de atrair um maior volume de clientes. 

Na verdade, muitos varejistas vendem até bem, contudo, não conseguem perceber o dinheiro entrando em caixa.

Isso ocorre devido à forma de precificação dos produtos. Com o uso do sistema de gestão, ele sugere o preço com base em fatores que muitas vezes são desconsiderados, mas que são fundamentais para garantia da operação da empresa.

Ele considera todos os fatores que compõem os seus custos, como frete e os impostos na hora de aplicar suas margens de lucro e definir o preço das mercadorias, garantindo uma precificação de forma mais eficaz e gerando mais lucratividade.

Tendências da automação comercial

Além de todos os recursos que vimos até aqui neste conteúdo, a automação comercial tende a seguir novos rumos. Por isso, entender o que vem pela frente é primordial para que você esteja por dentro do que o seu negócio precisa.

Até hoje os sistemas de gestão e automação eram focados na facilidade e agilidade dos processos administrativos, porém com novas tecnologias, como a IoT (Internet of Things) e a AI (Inteligência artificial), a automação comercial começa a focar mais ainda na satisfação do cliente.

Em um futuro bem próximo, para não dizer que já é realidade cada vez mais existirá a presença de modos de pagamento por proximidade do smartphone, como os que são feitos através de QR code diretamente pelo app do banco, o mais recente implantado PIX. O único modo de preparar o seu estabelecimento para isso é recorrendo a um sistema de gestão.

Sem contar com os sistemas papa-filas, que são capazes de ler as etiquetas dos produtos e gerar um código para o pagamento no caixa, enquanto o cliente ainda está na fila. Além disso, outras tecnologias de simulação da experiência do consumidor, como as cabines virtuais, já estão começando a se espalhar pelo mercado.

Como você pode ver, não faltam razões para investir na automação comercial do seu varejo. Porém, a principal delas é a sobrevivência no mercado, já que empresas que não são capazes de oferecer aos seus clientes as facilidades proporcionadas pela tecnologia estão fadadas a desaparecer.

O que falta pra você começar a investir em automação comercial? Mande suas dúvidas pra gente, ficaremos felizes em ajudá-lo. Para saber mais sobre os benefícios dessa tecnologia, entre em contato conosco e marque já a sua visita comercial, teremos o prazer de te atender ! Até a próxima !

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