Erros cometidos durante a emissão da NFe são os fatores principais para que a gestão operacional e financeira de uma empresa seja prejudicada e acabe trazendo riscos aos negócios — o que, por consequência, pode impedir a efetivação do processo de compra e/ou impossibilitar a geração do documento fiscal.
Diante da frequência desses equívocos na hora de emitir notas fiscais, no artigo de hoje, você vai saber o que é NFe, sua importância, bem como uma lista com os 5 principais erros cometidos. Acompanhe!
NFe: o que é e como funciona
A NFe foi elaborada com o intuito de comprovar a circulação de mercadorias, compra e venda, entre duas partes ou uma operação de prestação de serviços. Além disso, ela facilita a rotina das empresas em todo o país, trazendo mais facilidade para lidar com assuntos burocráticos do dia a dia.
Vale ressaltar que ela funciona de forma similar a uma nota fiscal de papel. No entanto, é emitida e armazenada digitalmente, ou seja, só existe no formato virtual.
A validade jurídica da NFe é garantida mediante a uma assinatura digital, conhecida como token, e faz parte de uma iniciativa do governo chamada de Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), decretada em janeiro de 2007.
Como saber se eu sou obrigado a fazer a emissão da NFe
A obrigatoriedade da NFe não tem nada a ver com nenhum CNPJ ou CNAE específico. O critério considerado é o exercício de uma das atividades presentes na lista de obrigatoriedade. Isso quer dizer que não importa o porte da empresa e o seu regime tributário, e sim as operações que ela realiza.
Portanto, a emissão da NFe é obrigatória para os contribuintes que se encaixam nos seguintes dispositivos legais:
- Protocolo ICMS 10/07 e suas modificações, entre 2008 e 2009;
- Protocolo ICMS 42/09 e suas modificações, a partir de 2010 em diante.
Além disso, com o Ajuste Sinief 07/2005, os estados podem definir suas próprias obrigatoriedades de emissão de notas fiscais, mesmo se não estiverem presentes no Protocolo ICMS.
Isso significa que existe a possibilidade de empreendedores estarem obrigados a emitir documentos fiscais em um estado e em outros não.
5 erros mais comuns durante a emissão da NFe
1. Não atentar para o regime tributário da empresa
Um dos erros mais cometidos no momento de fazer a emissão de NFe. Para evitá-lo e não sofrer multas, seu faturamento deve estar alinhado ao regime tributário utilizado pelo seu negócio e também pelo cliente.
Esse tipo de verificação é fundamental para que todo o processo de emissão decorra perfeitamente, com sua tributação calculada de forma correta, com créditos distribuídos adequadamente e sem problema algum.
A dica chave aqui é contratar um serviço de consultoria contábil. Estabeleça uma maneira de se comunicar diretamente com o seu contador e nunca faça nenhum procedimento se estiver com dúvidas! Quando o assunto é emissão de NFe, a certeza e segurança são as melhores soluções.
2. Não conferir todas as informações
Existem algumas situações em que não é possível anular uma nota fiscal, principalmente quando é relacionada à comercialização de algum produto. Se erros graves ocorrem, o resultado pode ser multas e até a suspensão do direito de vender!
Em razão disso, antes de finalizar a emissão, é imprescindível conferir todos os dados e informações. A descrição é condizente com o produto/serviço? A data está correta? Os preços e prazos batem com o combinado? O CNPJ está ok? Atenção redobrada é crucial aqui!
3. Errar na hora de validar as notas
Você já tentou emitir uma nota e recebeu uma mensagem de erro de receita? Pois bem, saiba que esse tipo de ocorrência é algo constante e não acontece somente com você. Veja a seguir os mais simples e rotineiros.
Erro 1 ou 2 – Nota Fiscal Eletrônica denegada (ou contestada)
A NFe poderá ser contestada pelo “código 1”, que quer dizer que a pessoa jurídica ou o cliente tem alguma pendência com a Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Já o “código 2” indica que as informações utilizadas no cadastro da nota estão incorretas. Nesse caso, a NFe pode ser anulada no sistema para que seja possível fazer a correção no estoque e no financeiro. Para isso, basta clicar nas opções “cancelar” ou “anular”.
Erro 90 – certificado digital não operacional ou inexistente
Esse erro se refere ao certificado digital: ou ele não existe ou não está funcionando como deveria. Caso você tenha o Certificado “A1”, talvez seja necessário reinstalá-lo.
Em algumas situações, o erro pode indicar que o seu documento está vencido. Diante disso, basta entrar em contato com a instituição certificadora que o emitiu para saber o que está ocorrendo.
Erro 508 – rejeição
A nota é rejeitada porque o CNPJ informado no sistema é inválido ou só vale para transações no exterior. Dessa forma, você deve informar o número correto do seu CNPJ para a validação do documento e emissão da NFe.
4. Não manter o orçamento atualizado
É bastante comum, na prestação de serviços, que ocorra uma negociação entre o orçamento inicial e o orçamento aprovado. Ou no caso de venda de produtos, o consumidor consegue descontos em determinados eventos, como participar de uma oferta ou comprar em grande volume.
É bom manter o registro desses acordos e considerar o orçamento final, não confundindo com o inicial, a fim de manter o departamento de contas ciente de tudo. Esse entrosamento entre vendas e financeiro é indispensável.
Assim, quando a nota for emitida, a probabilidade de cometer erros por informações descompassadas reduz drasticamente.
5. Não utilizar softwares de gestão para ajudá-lo no processo
Mesmo com todas as dicas mencionadas acima, a melhor forma de evitar erros grotescos é buscando a ajuda da tecnologia.
Hoje em dia, existem sistemas de gestão que contribuem muito na rotina administrativa e fiscal das empresas. Eles são capazes de integrar etapas, melhorar o controle das informações e diminuir prejuízos.
Por exemplo, ao implantar um software no seu negócio, o processo de emissão da NFe é automatizado. Assim, você não mais terá que preencher todos os campos para gerar suas notas, pois o programa salva todos os dados que são digitados.
As vendas passam a ser registradas no aplicativo e automaticamente o documento fiscal é lançado com todas as informações necessárias, agilizando toda a operação. Simples e prático!
Os softwares da SGBR Sistemas / SAGE Software tem todas essas vantagens e muito mais, pois, além da emissão de NFe, é possível controlar estoque, financeiro e as vendas feitas.
Tudo isso com auxílio de treinamento especializado e supor técnico ilimitado.
Para saber mais sobre os produtos e serviços, entre em contato com a empresa ou acesse o site.
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